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          星服檔案管理系統

          發布日期:2024-02-19瀏覽次數:8

          檔案管理系統是通過建立統一的標準以規范整個文件管理,實現檔案數字化的檔案管理軟件,包括規范各業務系統的文件管理,實現檔案流水化采集功能,協助企業進行文檔的信息化管理,實施的重點是數據集中存儲、權限分級管理、智能檢索、數據安全和數據備份等。

          集中存儲管理

          檔案管理系統的主要功能是在幫助企業統一將企業信息文件進行統一的內容信息存儲

          權限查看修改

          針對用戶的級別權限進行權限級別的查看,控制用戶的一系列操作

          全文檢索

          在用戶需要精確查找時,通過全文檢索的功能,檔案管理可以幫助用戶快速的從海量文件資料中找出用戶所需要的文件

          數據安全

          將企業的重要檔案集中上傳至服務器中,并加密處理,防止企業的重要信息文件擴散,保證企業信息的安全和可靠性

          數據備份

          數據庫和本地雙重數據備份,全面保證即使出現數據丟失或者損壞的情況出現,也能最快的將丟失或者損壞數據恢復。


          星服檔案管理系統功能模塊如下:

          檔案管理系統功能模塊圖.png

          一、借閱管理模塊

                  1、檔案借閱申請:借閱檔案人員將需求的檔案信息進行系統登記,發起檔案借閱申請流程

                  2、檔案借閱審核:資料管理部人員接受到檔案借閱申請后,通過手持掃描儀,進行相應檔案準備,上傳掃描儀數據"通知借閱人員,系統打印檔案借閱單,雙方簽字,存檔,將檔案交給借閱人員。注:提取檔案時,須向檔案室人員提供簽字完畢的借閱審批單

                  3、借閱查閱:支持檔案、借閱人員、借閱部門、借閱時間等查詢

          二、歸檔管理模塊

                  1、歸檔申請:歸還檔案人員將需求的檔案信息進行系統登記,發起歸檔申請流程

                  2、歸檔審核:資料管理部人員接受歸檔申請后,接收檔案進行系統審核,系統打印歸檔單,雙方簽字,

                  3、歸檔:資料管理部人員將檔案存放至檔案室,通過掃描儀進行掃描,上傳數據,系統內更新檔案狀態信息

                  4、歸檔查詢:支持檔案、歸檔人員、歸檔時間、歸檔類型等查詢

          三、檔案登記管理

                 1、檔案登記

                       資料管理部操作人員對已接受的文件進行整理張貼條形碼

                       完善信息形成檔案,將檔案信息進行系統登記

                 2、手工登記

                       將已接受的文件,按照相應要求進行文件整理,張貼條形碼形成檔案

                       按照檔案類型,將檔案信息錄入到系統中

                       登記完畢核實無誤后,保存上傳信息

                 3、批量導入

                       支持EXCEL、TXT、圖像等軟件格式的檔案信息導入

                       注:該功能模塊支持數字化影像資料

                 4、入柜掃描

                       檔案放在檔案室密集柜內,通過手持掃描儀,掃描密集柜和檔案條形碼,上傳系統進行數據匹配,完善檔案位置信息

                  5、檔案查詢

                       支持檔案信息、位置信息、狀態信息查詢,方便人員進行快速查找

          四、檔案柜智能化管理

          1、二維碼管理二維碼生成 二維碼生成器,添加信息:文檔名稱、編號、時間等.打印二維碼,掃描二維碼,查看文檔基本信息

          2、儲柜管理添加儲柜 添加儲柜位置信息.添加儲柜對應編號。編號要與線下對應。添加儲柜詳細信息.儲柜查詢 支持編號查詢.支持關鍵字、詞查詢。點擊儲柜,可直觀的看到該文件柜下所有的紙質文檔資料。添加儲柜二維碼

          五、檔案管理

          1、檔案分類:按文檔分類,支持自定義類別和子類別

                                智能分類,根據系統規定規則,自動分類

          2、檔案信息:支持和掃描儀對接,將紙質檔案電子化上傳系統

                                支持添加上傳人姓名,上傳時間,上傳標題,等基本信息

                                系統自動抓取上傳人姓名

                                系統自動抓取上傳信息時間

                                支持對檔案進行編輯,支持增刪改編等基本操作

                                支持根據特定規則將檔案分類,方便工作人員查閱

                                支持檔案形成檔案信息列表展示

          3、檔案借閱:支持添加檔案借閱信息,自動生成借閱時間,添加借閱人及借閱檔案名稱及預計歸還日期等信息

          4、借閱記錄:支持借閱檔案形成列表,并支持導出

          5、歸還提醒:系統設置檔案歸還日期的提醒功能,方便工作人員及時通知相關借閱人及時歸還檔案

          6、歸還記錄:支持檔案歸還形成列表,并支持導出

          7、檔案歸還:填寫檔案歸還信息,自動生成檔案歸還日期

          8、批量上傳:支持和掃描儀對接

                                檔案數據支持后臺批量上傳

                                后臺數據批量入庫并自動進行分類


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